Lisez les idées suivantes. S'agit-il oui ou non d'une bonne idée dans le contexte professionnel ? Pourquoi (pas) ?
Question 1
Je dois faire savoir à un client que notre nouveau catalogue vient de paraître et qu'il n'a pas encore réglé sa dernière facture : je fais cela dans une seule lettre.
Non: la lettre d'affaires respecte toujours un seul but clairement déterminé. Si vous voulez communiquer deux messages à votre correspondant, mieux vaut lui adresser deux lettres.
Question 2
Je ne suis pas tout à fait sûr du prix de notre nouveau produit, mais je vais quand même déjà le faire savoir à notre client, comme cela je ne le fais pas attendre.
Non: la lettre d'affaires rend compte de données exactes. Le rédacteur doit être convaincu de l'exactitude des données.
Question 3
Afin d'être courtois, j'inclus la phrase suivante dans ma lettre : «Si vous souhaitez de plus amples informations, n'hésitez pas de contacter notre Département Marketing».
Non: les informations ne sont pas complètes car le destinataire ne dispose pas de toutes les données. Il doit savoir exactement de quoi il s'agit et recevoir une réponse précise aux questions suivantes: Qui? Quand? Quoi? Comment? Dans l'exemple ci-dessus, il faudrait donc inclure le nom de la personne à contacter, son numéro de téléphone et les heures de bureaux.
Question 4
J'écris ma lettre d'affaires à partir d'un plan dressé à l'avance.
Oui: ainsi vous évitez vous embrouiller dans une multitude d'idées.
Question 5
Je fais varier mon plan d'écriture de lettre en lettre : il dépend de différentes considérations commerciales et psychologiques.
Oui: le message que vous annoncez dans la lettre n'est pas à chaque fois de la même nature (bonne nouvelle, mauvaise nouvelle, information neutre).
