Un but déterminé
La lettre d'affaires répond toujours à un but bien précis. Celui-ci se détermine avant la rédaction et ne peut pas se perdre de vue, sinon la lettre risque de perdre en clarté et le message de s'obscurcir.
Si deux messages distincts doivent être communiqués à un même correspondant, mieux vaut rédiger des lettres séparées.
Le but de la lettre peut être mentionné sous la rubrique «Objet» (voir le chapitre sur la présentation) mais ceci n'est pas obligatoire.
Les questions suivantes peuvent vous aider à discerner le but de la lettre :
- Que veut-on obtenir en écrivant la lettre ?
- Quel est donc le message principal à transmettre ?
- Qu'est-ce qui précède ?
Pour vous mettre sur la bonne voie, voici une énumération de bon nombre de buts auxquels une lettre d'affaires peut répondre. Le but de la lettre déterminera dans une large mesure l'ordre des idées et la formulation :
- buts relatifs à la transaction commerciale :
- appel d'offre
- offre
- commande
- accusé de réception d'une commande
- avis d'expédition des marchandises
- livraison et paiement
- réclamation
- réponse à une réclamation
- rappel
- autres buts :
- création de «goodwill»
- lettre circulaire
- lettre de vente
- correspondance relative aux ressources humaines (poser sa candidature, convocation à une entrevue, etc.)
- réservation
- demande d'information
- buts de nature confidentielle, en relation avec
- le marché international
- le secteur bancaire
- le transport
- les assurances
Le respect des données
Le rédacteur d'une lettre d'affaires doit s'assurer de l'exactitude des données fournies afin d'éviter des malentendus, des délais inutiles ou des problèmes juridiques.
Il est important qu'après la lecture de la lettre, le lecteur sache exactement de quoi il s'agit et quelle action il est censé entreprendre. Vérifiez donc à chaque fois si toutes les données nécessaires ont été communiquées et si le destinataire a reçu une réponse complète et surtout précise aux questions suivantes :
- Qui ?
- Quoi ?
- Oů ?
- Quand ?
- Comment ?
Un plan de rédaction déterminé
L'ordre dans lequel les idées sont exprimées au cours de la lettre est déterminé par des réflexions psychologiques et/ou commerciales et dépend dans une large mesure de la nature du message.
En effet, les informations comprises dans une lettre d'affaires peuvent être de nature différente. Une lettre professionnelle peut contenir différents types de messages :
- un message positif (une bonne nouvelle)
- par exemple :
- une réaction à une réclamation fondée
- une réponse positive à une candidature
- un message négatif (une mauvaise nouvelle)
- par exemple :
- une réaction à une réclamation non fondée
- une annulation (d'une commande, d'un rendez-vous)
- un message neutre
- par exemple :
- une modification de coordonnées
- un simple accusé de réception.
Réfléchissez à chaque fois à l'ordre des idées et tenez compte des attentes du lecteur : le lecteur attend-il la bonne ou la mauvaise nouvelle ?
L'ordre des idées est explicité dans le plan de rédaction. Dressez ce plan détaillé avant de commencer à écrire. Ainsi, l'on évite de se perdre dans un surplus d'idées pendant la rédaction.
Un formalisme strict
La lettre d'affaires répond à des conventions bien précises et à une normalisation déterminée. Ainsi, elle est constituée d'un certain nombre d'éléments obligatoires et la façon dont ceux-ci se disposent sur la page est également prédéterminée. Chaque pays a sa propre norme à respecter.
Le style d'une lettre d'affaires en français est également des plus particuliers. Ainsi, le tact, le ton et la courtoisie sont d'une importance extrême. Le style en question, appelé «professionnel» répond également à des caractéristiques bien précises.
Comme tout texte bien structuré, le contenu d'une lettre comprend impérativement trois parties : introduction, développement et fin. Chacune de ces parties contient des structures linguistiques figées qui peuvent facilement s'apprendre (les formules de base).
Résumé
Si vous tenez compte de ces caractéristiques, vous pouvez discerner une liste d'actions à entreprendre avant la rédaction :
- déterminez le but de la lettre à écrire ;
- rassemblez toutes les données nécessaires ;
- établissez un plan de rédaction.
Et pendant la rédaction :
- disposez les éléments constituants sur la page blanche selon la norme que vous choisirez ;
- tenez compte du style professionnel ;
- ne perdez pas de vue les formules de base qui vous serviront de point de départ.
