Développement de la lettre d'affaires

Dans le développement de la lettre, les actes de paroles suivantes peuvent entrer en ligne de compte :

Exprimer la satisfaction

  • Nous avons le plaisir de (+ infinitif) pouvoir confirmer votre réservation.
  • C'est avec (grand) plaisir que (+ indicatif) nous vous faisons parvenir notre nouveau catalogue.
  • Il nous est agréable de (+ infinitif) vous informer sur notre nouvelle ligne de production.
  • Notre collaborateur, Monsieur Grange, vous conseillera avec plaisir.
Remarquez
  • Exprimer la satisfaction se combine souvent avec faire parvenir un envoi, informer et confirmer.
  • Le verbe «envoyer» est souvent remplacé par l'expression «faire parvenir».
Attention

Ne soyez pas distrait(e)(s) par le «vous» COI/COD, dans par exemple «nous vous faisons parvenir». Le verbe fait bien évidemment l'accord avec son sujet !

Exprimer une demande

La demande dans la lettre d'affaires utilise les verbes pouvoir et vouloir au conditionnel. La question se construit à l'aide de l'inversion et est marquée par un point d'interrogation à la fin. Voici la façon la plus simple d'exprimer une demande :

  • Pourriez-vous nous faire parvenir cette documentation ?
  • Voudriez-vous nous confirmer notre réservation ?

Or, les constructions suivantes sont également possibles. Bien que ces phrases expriment une demande, elles ne se erminent pas par un point d'interrogation :

  • Veuillez nous confirmer votre ordre.
  • Il nous serait agréable de recevoir votre meilleur prix.
  • Nous vous demandons de (bien vouloir) nous confirmer notre réservation.
  • Nous vous prions de (bien vouloir) nous faire parvenir votre nouveau catalogue.
  • Nous vous saurions gré (invariable) de (bien vouloir) nous faire parvenir votre nouveau catalogue.
  • Nous vous serons reconnaissants de (bien vouloir) nous faire parvenir l'horaire exact.
Remarquez

Toutes les constructions marquées ci-dessus sont suivies d'un infinitif.

Référer au délai de temps

Demande

Référence temporelle

Pourriez-vous nous faire parvenir
cette documentation dans...

les plus brefs délais ?
le plus tôt que possible ?
aussi vite que possible ?
dans les meilleurs délais ?
au plus tôt ?

Si le délai de temps est important, mieux vaut insérer une date précise dans votre texte : «Pourriez-vous nous faire parvenir le contrat signé avant le 13 de ce mois?»

Exprimer le regret

  • Nous regrettons vivement de ne pas (+ infinitif) pouvoir satisfaire à votre demande.
  • Il nous est impossible de (+ infinitif) donner une réponse favorable à votre demande.
  • A notre grand regret, (+ indicatif) nous devons annuler votre réservation.

Assurer

  • Nous ferons de notre mieux pour (+infinitif) trouver une solution adéquate pour ce problème.
  • Soyez assuré(e)(s) que (+indicatif) nous faisons de notre mieux pour rectifier cette pénible situation.
  • Soyez assuré(e)(s) que cette faute sera rectifiée dans les plus brefs délais.
  • Nous veillerons à ce que (+subjonctif) votre commande soit traitée dans les plus brefs délais.

S'excuser

  • Nous vous prions de (bien vouloir) nous excuser de /pour (+substantif) ce retard.
  • Nous vous prions de (bien vouloir) nous excuser de /pour (+ infinitif) avoir transmis des informations erronées.
  • Veuillez nous excuser de /pour(+substantif) ce retard. Veuillez nous excuser de /pour (+ infinitif) avoir remis des documents inadéquats.

Joindre un document

  • Vous trouverez ci-joint les contrats négociés.
  • En annexe, vous trouverez deux copies des contrats cités sous référence.
  • Vous trouverez ci-inclus la documentation demandée.
  • Sous ce pli, vous trouverez l'article en question.
Attention

Les expressions «en annexe» et «sous ce pli» sont invariables, alors que «ci-joint» et «ci-inclus» font l'accord avec le substantif lorsque celui-ci précède :

  • Veuillez examiner les documents ci-joints.
  • Veuillez vous attarder à sa réponse ci-incluse.
  • Les pièces jointes serviront de preuve.

Si vous envoyez les pièces jointes dans un autre document :

  • Nous vous adressons les documents en question sous pli séparé.
Remarquez

Si vous joignez des documents, ceci doit aussi être mentionné sous la rubrique «Pièces jointes» (voir le chapitre sur la norme dans la présentation).

Se référer à un document officiel

  • Conformément à la loi du 3 octobre 1998, nous vous faisons parvenir les documents nécessaires.
  • Nous fiant à la loi du 3 octobre 1998, nous regrettons de ne pas pouvoir satisfaire à votre demande.
  • Comme stipulé dans la loi du 3 octobre 1998, il nous est nécessaire de vous demander de plus amples informations.
Attention

Les sujets de la principale et de la subordonnée doivent être les mêmes !

Source (professeurs):

  • Cardin, J. (1989). Guide de correspondance en entrerpise. Boucherville : Éditions G. Vermette Inc.
  • Clijsters, W., Amand, J. (1993). Les médias dans les affaires. Deurne : Uitgeverij Plantyn