Zone 4

 

Les références

Les références se mettent en général à la marge gauche, dans la zone 4. Celles du destinataire précèdent celles de l'expéditeur.

Les références sont annoncées par la mention «Vos références :» et «Nos références :», éventuellement abrégée en «V/R» ; «N/R» ou «Vos réf» ; «Nos réf.».

Les références sont composées d'un numéro d'ordre et/ou des initiales du (des) rédacteur(s) (souvent en majuscules) et de la/du secrétaire (souvent en minuscules), séparées par une barre oblique inverse. Elles peuvent suivre les deux points ou se mettre à la ligne suivante, à la marge.

L'objet

Sous la rubrique «Objet», le rédacteur annonce le motif du courrier. L'objet est placé au-dessous des références et est précédé de la mention «Objet :». Le contenu de la rubrique en question peut se mettre derrière les deux points ou à la ligne suivante, à la marge.

Les pièces jointes

Le nombre et la désignation correcte (brochure, catalogue, contrat, etc.) des pièces jointes figure au-dessous de l'objet et est précédé de la mention «Pièces jointes :», éventuellement abrégé en «PJ :».

Attention

Si les mentions «références, objet, pièces jointes» ne sont pas pré-imprimées, il est inutile de les faire figurer sur la lettre lorsqu'elles ne sont pas complétées.

Le lieu et la date

Le lieu d'origine précède toujours la date. Il est placé à droite dans la zone 4, à la ligne de la suscription et à la hauteur des références («Vos références»). La date suit le lieu d'origine à la ligne suivante (à la hauteur de «Nos références»). Le nom du mois est toujours écrit en toutes lettres.

Attention
  • Pour indiquer une date en français, l'on utilise toujours le numéro cardinal, sauf pour le premier du mois : «Nantes, le 1er novembre 2003».
  • N'oubliez pas l'article défini «le» devant le numéro cardinal !
  • Le nom du mois en français s'écrit toujours avec une minuscule («le 25 octobre 2003»).

L'acheminement

Si la remise du courrier est extraordinaire, elle est mentionnée au-dessus de l'appellation (pas dans l'exemple présenté ici):

  • lettre recommandée avec ou sans accusé de réception (A.R.)
  • par exprès

L'acheminement est surtout important en cas de litige.

La vedette, l'appel ou l'appellation

Possibilité

Utilisation

Monsieur,

Le destinataire est un homme.

Madame,

Le destinataire est une femme.

Madame, Monsieur,

Votre destinataire est une organisation oů vous n'avez pas d'interlocateur précis: vous ignorez si le destinataire est un homme ou une femme

Messieurs,

Le destinataire est une entreprise, une administration. Vous n'avez pas de données précises sur votre correspondant. «Messieurs» est légèrement plus formel que «Madame, Monsieur,».

Remarquez
  • L'appellation est toujours suivie d'une virgule.
  • Dans la lettre d'affaires, l'appellation ne comprend pas de qualificatif, comme «cher» par exemple. L'adjectif «cher, chère» est réservé à la correspondance privée, lorsque l'on connaît bien et personnellement le destinataire.

Dans certains cas, lorsque le destinataire a une fonction importante dans l'entreprise ou est le supérieur de l'expéditeur par exemple, l'on pourrait considérer de combiner l'appel avec le titre mentionné dans la suscription : Monsieur le Directeur, Madame la Directrice (remarquez l'emploi des majuscules). Or, ces cas sont rares.

Juste au-dessus de l'appellation, l'on peut faire mention de «Ŕ l'attention de».

Le corps de la lettre

Comme tout texte bien structuré, le corps de la lettre contient une introduction, un développement et une conclusion. La lettre se terminera sur une formule finale de politesse.

Le texte commence sous la première lettre de l'appellation. Il en est de même pour chaque première ligne des paragraphes suivants.

Essayez de limiter le nombre d'idées que vous faites apparaître dans un paragraphe : une idée ou deux au maximum suffisent largement. Un paragraphe ne devrait pas excéder les 6 lignes. Une telle structure assure la clarté de la lettre.

Les lettres professionnelles s'écrivent en général avec un interligne simple. Séparez les paragraphes par un double interligne.

La signature

La signature est apposée au bas de la lettre à droite. Elle se compose de trois parties, disposées l'une au-dessous de l'autre :

  1. la qualité du signataire ou le département ;
  2. la signature ;
  3. le nom du signataire en toutes lettres (prénom et nom).
Attention
  • Avec deux signataires, le supérieur signe à droite.
  • Le nom du signataire peut être précédé des abréviations suivantes :
    • p.pon : est l'abréviation de «par procuration», ce qui veut dire que le fondé de pouvoir a signé pour son commettant (qui lui en a donné l'ordre)
    • p.o. : est l'abréviation de «par ordre», ce qui veut dire qu'un employé (non fondé de pouvoir) a signé pour son chef, qui lui en a donné l'autorisation

Les copies

Tout à fait en bas de la lettre, au-dessous de la signature, le rédacteur mentionne les personnes qui ont reçu une copie de la lettre. Ces noms sont précédés de la mention : «Copie à» ou l'abréviation «C.C. :». Vous pouvez organiser les noms de façon hiérarchique ou alphabétique. Cette rubrique ne figure pas dans l'exemple.

Source (professeurs):

  • AFNOR. (juillet, 1982). NF Z 11-001. Paris
  • Cardin, J. (1989). Guide de correspondance en entrerpise. Boucherville : Éditions G. Vermette Inc.
  • Clijsters, W., Amand, J. (1993). Les médias dans les affaires. Deurne : Uitgeverij Plantyn
  • CNDP. (octobre, 2000). Guide pédagogique pour l'écriture et la disposition des documents avec des outils de bureautique. http://www.education.gouv.fr/bo/2000/34/ensel.htm
  • Schützner, H., Sulek, E., Denoual, R. (1987). Correspondance commerciale moderne. Groningen : Wolters-Noordhoff