Herschrijf de onderstaande tekstjes zodat het slechte nieuws minder prominent wordt.
Fragment 1
Onze luchtvaartmaatschappij kan uw ticket niet terugbetalen. Op de achterkant van uw ticket kunt u de voorwaarden nalezen. Die vermelden dat gemiste vluchten niet worden terugbetaald. Onze maatschappij kan hierop geen enkele uitzondering maken. Uiteraard kunt u met het ticket nog een half jaar lang een vlucht naar dezelfde bestemming nemen.
Naar Bovée & Thill, p. 273
Bespreking
De schrijver gebruikt een persoonlijk perspectief en verwijst expliciet naar zowel de lezer (u) als zichzelf (onze). Het is echter beter de boodschap in het zakelijke perspectief te formuleren. Een expliciete verwijzing naar zichzelf, legt immers de nadruk op het feit dat de luchtvaartmaatschappij iets NIET kan doen. Een passieve constructie is daarom beter. Ook een expliciete verwijzing naar de lezer wordt beter vermeden. In plaats van te verwijzen naar uw ticket, verwijst de schrijver beter naar tickets van gemiste vluchten. Dit meervoud geeft aan dat het om een algemene regel gaat, die niet enkel voor de lezer geldt.
Het slechte nieuws wordt in de directe structuur - meteen aan het begin van de alinea - gepresenteerd. De indirecte structuur is in deze situatie echter meer geschikt.
Alternatief
Zoals vermeld onder de voorwaarden op de achterkant van uw ticket, worden gemiste vluchten niet terugbetaald. Uiteraard kunt u met het ticket nog een half jaar lang een vlucht naar dezelfde bestemming nemen.
Fragment 2
We kunnen uw kapotte lamp niet vergoeden. U had immers nooit een gloeilamp van 250-watt mogen gebruiken. De garantie dekt enkel schade aan lampen waarin gloeilampen van 75 watt of minder werden gebruikt. Naar Bovée & Thill, p. 273
Bespreking
Het slechte nieuws staat op een te prominente plaats: vooraan in de alinea. Bovendien is een persoonlijk perspectief gebruikt, waardoor de nadruk valt op wat de schrijver NIET kan doen. Een neutraal perspectief is dus meer geschikt voor de verwoording van het slechte nieuws. De tweede zin legt door het gebruik van het lezersperspectief bovendien de nadruk op een 'fout' die de lezer gemaakt heeft. Deze beschuldigende toon wordt vermeden door ook hier een neutraal perspectief te gebruiken. Alternatief Zoals vermeld in de handleiding mogen in de lamp enkel gloeilampen met een vermogen van maximum 75 watt gebruikt worden. Grondig onderzoek heeft uitgewezen dat een 250 watt-gloeilamp werd gebruikt. Dit gebruik valt buiten de garantievoorwaarden.
Bronvermelding docenten:
Bovée, C.L. & Thill, J.V. (2000). Business communication today (6th Ed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, p. 273.
