Evalueer de betreft-regel en inleiding. Herschrijf ze indien nodig.
Situatie 1
Je bedrijf biedt zijn werknemers al jaren een ziektekostenverzekering aan. De verzekeraar heeft echter zijn verzekeringspremies fors omhoog gehaald. Het bedrijf heeft daarom een goedkopere verzekering afgesloten met een andere verzekeraar. Deze verzekering dekt echter niet meer alle kosten, zoals die van het verblijf in een éénpersoonskamer in een ziekenhuis.
Gewijzigde voorwaarden in uw nieuwe ziektekostenverzekering
Beste werknemer, Vanaf 1 januari sluiten wij ons aan bij een nieuwe verzekeraar en zullen de voorwaarden van uw ziektekostenverzekering veranderen.
Bespreking
De betreft-regel mag korter en neutraler: als je spreekt over een nieuwe verzekering, dan wijs je meteen op de mogelijke veranderingen die daarmee gepaard gaan. Ook in de inleiding wordt al verwezen naar het slechte nieuws: de voorwaarden zullen immers veranderen. Alternatief
Uw ziektekostenverzekering Beste werknemer, Al 5 jaar bieden wij u een ziektekostenverzekering van X. Tot op heden was het de beste collectieve ziektekostenverzekering qua kwaliteit en prijs die ooit op de Belgische markt werd afgesloten.
Situatie 2
Je moet een sollicitant inlichten dat je hem geen baan kunt bieden.
Volgende keer beter
Geachte mevrouw,
Wanneer u een brief als deze ontvangt, bekruipt u waarschijnlijk het gevoel: 'Verdraaid, weer niet.' We hebben ons zelfs de vraag gesteld of het niet beter was om u helemaal niets te laten horen en u in het ongewisse te laten. Een beetje van: wat niet weet, niet deert. Toch geven we u antwoord op uw sollicitatiebrief, want we willen u danken voor uw interesse in ons Instituut. Maar we willen u ook goede moed en vooral veel geduld toewensen.
Bespreking Zowel de betreft-regel als de inleiding moeten neutraal zijn en mogen nog niet naar het slechte nieuws verwijzen. In het voorbeeld kondigt de betreft-regel de negatieve teneur van het nieuws al aan. Ook in de inleiding wordt voortdurend verwezen naar het negatieve gevoel dat de sollicitant bij de afwijzing zal hebben. De inleiding is bovendien veel te lang en bevat een hoop irrelevante informatie. Een neutraal bedankje volstaat.
Alternatief
Vacature docent
Geachte mevrouw X,
Wij danken u voor uw reactie op onze personeelsadvertentie.
Situatie 3
Je klant is docente aan een hogeschool. Zij heeft jou een gratis exemplaar gevraagd van een handboek. Indien het boek haar bevalt, zal ze al haar studenten vragen het aan te schaffen. Dit is voor jou zeker een interessante deal. Helaas kun je haar door de hoge kosten het boek niet gratis aanbieden.
We zouden deze gelegenheid willen aangrijpen om u te bedanken voor de vele bestellingen die u in het verleden bij ons hebt gedaan. Wij waarderen uw trouw als klant. Als bijlage vindt u een overzicht van ons spiksplinternieuwe aanbod aan boeken, video's , films en studiemateriaal en hun prijzen.
Naar Bovée & Thill, p. 272
Bespreking Het is irrelevant om in je inleiding naar een verleden te verwijzen dat verder terug gaat dan de huidige bestelling van de klant. Voeg je aan je brief bovendien een overzicht van je nieuwste producten toe, verwijs er dan niet naar in je inleiding. Dat komt namelijk over als een onomwonden verkoopspraatje.
Alternatief We danken u voor uw trouwe interesse in ons bedrijf en onze boeken.
Bronvermelding docenten:
Bovée, C.L. & Thill, J.V. (2000). Business communication today (6th Ed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, p. 273.
