Slecht nieuws

Ondanks het negatieve nieuws moet de algemene teneur van je brief of e-mail positief zijn. Dit zijn enkele manieren om het slechte nieuws duidelijk te presenteren, zonder er de nadruk op te leggen:

Formuleer bondig

Formuleer het slechte nieuws duidelijk, maar beknopt. Kom er later in je brief ook niet op terug.


Kies een onopvallende plaats

De meeste lezers scannen een brief vooraleer ze hem grondig lezen. Als het slechte nieuws op een opvallende plaats staat, is de kans groot dat de lezer het slechte nieuws al heeft gescand vooraleer hij weet op welke argumenten de beslissing gestoeld is.
Zet het slechte nieuws daarom niet op een prominente plaats, zoals in het begin of op het einde van een alinea. Zo doe je in een indirecte structuur immers afbreuk aan de strategie om het slechte nieuws niet meteen weg te geven. Integreer het slechte nieuws liever in de alinea met de argumentatie of de compensatie.

Wellicht heeft u het voorbije jaar net als wij de impact van de inflatie en de aanpassingen van de prijzen voor grondstoffen ervaren. Helaas zien wij ons hierdoor genoodzaakt om de huurprijs voor uw machinepark met 3% te verhogen vanaf 1 januari. Alleen zo kunnen wij u onze snelle en betrouwbare dienstverlening blijven garanderen.

Soms kun je de negatieve mededeling zelfs in een positieve context inbedden. Zet het positieve nieuws dan in de hoofdzin en het negatieve nieuws in de bijzin. Eventueel kun je in dezelfde zin of paragraaf ook meteen een alternatief aankondigen.

Past u de berekeningen nog even aan? U kunt erop rekenen dat wij uw voorstel dan wel in overweging nemen.

Ook al zijn we niet aansprakelijk voor de geleden schade, toch bieden we u graag een tegemoetkoming van 300 euro.

Spijt van uw aankoop?
Ruilen kan tot twee weken na aankoop, op vertoon van uw kassabon en met het onbeschadigde artikel in de originele verpakking. Vindt u niet meteen iets naar uw zin in ons assortiment? Dan krijgt u een tegoedbon die twee jaar geldig is.

Impliciete boodschap

Soms hoef je de boodschap niet expliciet te verwoorden, maar kan de lezer op basis van een impliciete boodschap zelf tot de conclusie komen. Kies echter enkel voor een impliciete verwoording als je zeker bent dat de lezer niet ook tot een andere conclusie kan komen.

Niet:
Uw machines zijn niet geschikt voor onze toepassingen, aangezien ze niet tegen extreem hoge temperaturen bestand zijn.

Wel:
De conclusie? Wij hebben behoefte aan machines die bestand zijn tegen extreem hoge temperaturen.

Ondanks de positieve toon, moet de negatieve boodschap glashelder zijn. De lezer mag ze op geen enkele manier verkeerd kunnen interpreteren. Hij mag je nee niet als een ja of een misschien kunnen lezen.