Slot

Je slot moet positief zijn. Verwijs dus niet opnieuw naar het slechte nieuws. Verontschuldig je ook niet voor het slechte nieuws. Daar is geen reden toe als er een goede, zakelijke verklaring voor is. Het moet duidelijk zijn dat je achter je beslissing staat en er niet van afwijkt. Meestal is het ook niet wenselijk de lezer uit te nodigen voor verdere conversatie over het slechte nieuws. Daarmee ondergraaf je je vastberaden toon. Je kunt wel nog even verder ingaan op het alternatief.

NIET: Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben over de afwijzing van uw kredietaanvraag, aarzel dan niet me te contacteren.
WEL: Heeft u vragen over alternatieve financieringsvormen? Uw persoonlijke consulente, mevrouw Abbeloos, helpt u graag verder.

Sluit toekomstgericht af met een positieve, vriendelijke en behulpzame noot. Wens je lezer bijvoorbeeld veel geluk in de toekomst.

(In een brief van een ziekenfonds.)
Wij wensen u een gelukkig 20** in goede gezondheid.

(Context: een organisatie met een informele bedrijfscultuur werd overstelpt met sollicitaties. In hun afwijzingsbrief gaven ze niet alleen een overzicht van algemene criteria om hun beslissing te onderbouwen, maar ook enkele tips voor sollicitanten om valkuilen te vermijden.)
Hopelijk heb je iets aan onze tips? Ook al verwachtte je misschien een andere reactie: laat je vooral niet ontmoedigen. Tot onze grote verrassing werden we verwend met veel sollicitaties van bijzonder geschikte kandidaten. Kandidaten zoals jij, die vast snel een baan vinden die bij hen past. Veel succes!

Bronvermelding docenten:

  • Bovée, C.L. & Thill, J.V. (2000). Business communication today (6th Ed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall.