|
Structuur: direct of indirect
|
Je kunt je slechtnieuwsbrief opstellen volgens twee verschillende structuren:
Directe structuur
In de directe structuur presenteer je het slechte nieuws meteen in het begin van de brief of e-mail. Soms geef je nog een korte verklaring voor het slechte nieuws, waarna je de brief of e-mail vriendelijk afsluit. De structuur van de directe boodschap is er niet op gericht het slechte nieuws voor de lezer te kaderen of de impact ervan te verzachten. Het slechte nieuws zelf staat centraal.
Geachte heer Vermeulen Tijdens ons gesprek gisteren heb ik u mijn ontslag aangeboden als directiesecretaresse van Himelex.
De belangrijkste reden voor dit vertrek is, zoals u weet, dat mij een betrekking is aangeboden die mij de kans geeft om opnieuw in mijn geboortestad te gaan wonen.
Ik vertrek echter met gemengde gevoelens. De sfeer in Himelex is altijd bijzonder goed geweest. Ik blijf u en de collega's daarvoor dankbaar en zal aan iedereen een goede herinnering bewaren.
Wij hebben afgesproken dat 29 april mijn laatste werkdag is in uw bedrijf. U mag erop rekenen dat ik mij zal inzetten om mijn opvolger zo goed mogelijk voor te bereiden op zijn nieuwe taak. Met dank en hoogachting Annemie Breukelaar
Indirecte structuur In de indirecte structuur presenteer je het slechte nieuws voorzichtiger, minder direct. De nadruk ligt voornamelijk op de redenen of verklaring voor het slechte nieuws. Tijdens het lezen van deze argumentatie groeit bij de lezer een vermoeden over het slechte nieuws. Het slechte nieuws volgt dan als een logische conclusie op de argumentatie, zodat de klap minder hard aankomt. De indirecte structuur is dus meer lezersgericht. Dat wordt bevestigd in het onderzoek van Janssen en Jansen (2003). Ze toonden aan dat, als de argumentatie het slechte nieuws voorafgaat, lezers positiever oordelen over de vriendelijkheid van de schrijver, het imago van de organisatie en de relatie tussen schrijver en lezer. Uw verzoek om een belastingattest
Geachte heer Walgraeve
U hebt ons om een belastingattest voor de premies van uw levensverzekeringscontract gevraagd. Om in aanmerking te komen voor een belastingvrijstelling moeten de verzekeringnemer en de verzekerde volgens de wettelijke bepalingen een en dezelfde persoon zijn. Dat is voor uw contract niet het geval. Daarom kunnen wij helaas niet aan uw verzoek voldoen. Voor meer informatie over een fiscaal gunstiger levensverzekeringscontract kunt u mij bellen op het nummer 07/123 45 67.
Met vriendelijke groeten
Robert Van Hamel
Commercieel adviseur Oké Verzekeringen
Het onderstaande schema vergelijkt de opbouw van een boodschap volgens de directe structuur met die van een boodschap volgens de indirecte structuur. De onderdelen tussen haakjes zijn optioneel.
|
Directe Structuur
|
Indirecte Structuur
|
|
Betreft
|
Betreft
|
|
Inleiding
|
Inleiding
|
|
Slecht nieuws
|
Argumentatie
|
|
(Argumentatie)
|
Slecht nieuws
|
|
/
|
(Alternatief)
|
|
Slot
|
Slot
|
Bronvermelding docenten:
- Janssen, D. & Jansen, F. (2003). De waardering in positieve politenessstrategieën in Nederlandse afwijzingsbrieven. In: L. van Waes, P. Cuvelier, G. Jacobs & I. De Ridder (reds.), Studies in Taalbeheersing 1. Assen: Van Gorkum, p. 227-237.
|
|
|
