Extra: Medium

Een brief is uiteraard maar één medium om slecht nieuws te communiceren. In de communicatie van slecht nieuws kun je kiezen tussen vormen van mondelinge communicatie (een ontmoeting, telefoongesprek, of videoconferentie) of schriftelijke communicatie (brief of e-mail), gericht aan een individu of aan een hele groep.

Er zijn jammer genoeg geen vaste regels die je aangeven welk medium het meest geschikt is in een bepaalde situatie. Bij de selectie van het medium moet je echter steeds voor ogen houden dat het het evenwicht bewaart tussen:

Efficiënte communicatie

Schriftelijke communicatie is min of meer gericht op eenrichtingsverkeer. Je wilt gewoon het slechte nieuws en de argumenten overbrengen. Je verwacht geen wederwoord van de ontvanger en zeker geen eindeloze brievenstroom tussen jullie beiden (dit is jammer genoeg niet in alle gevallen te voorkomen - het kan dan aangewezen zijn over te schakelen naar andere media om de discussie te stoppen). Schriftelijke communicatie laat je bovendien toe je woorden te wikken en te wegen voordat je de boodschap aan de ontvanger verstuurt.


Mondelinge communicatie laat meer ruimte voor discussie en voor het aanbrengen van nuances. Tijdens het gesprek zelf heb je echter wel minder tijd om na te denken over de formulering van je boodschap. Een goede voorbereiding is dan ook onontbeerlijk.


Onderzoek heeft ook aangetoond dat een boodschap duidelijker overkomt als je hem richt aan één individu, dan aan een hele groep.

Relationele communicatie

Afhankelijk van de gevolgen van het nieuws voor de ontvanger en van je relatie met de ontvanger, zul je je betrokkenheid meer of minder moeten uiten. De mate waarin de ontvanger je betrokkenheid ervaart, stijgt met:

  • de tijd die je uittrekt voor de communicatie en de snelheid waarmee je reageert en inspeelt op zijn reactie;
  • het individuele karakter van de communicatie;
  • je nabijheid tot de ontvanger in tijd en ruimte.

Communiceer je dus slecht nieuws met aanzienlijke persoonlijke gevolgen, dan kies je het beste voor een medium waarin je snel kan inspelen op de reactie van de ontvanger. Mondelinge en individuele media, zoals een persoonlijke ontmoeting, of een telefoongesprek, zijn dan het meest geschikt. Ook als je relatie met de ontvanger zwaar op het spel staat, kies je beter voor deze media. Als het nieuws niet echt verrassend is of een lichtere impact heeft, kun je voor schriftelijke en/of groepsgerichte media kiezen.


Schriftelijke media hebben ook bewijskracht. In een ontslagprocedure wordt er daarom vaak voor geopteerd om het slechte nieuws eerst mondeling over te brengen en daarna een schriftelijke, juridisch geldige bevestiging te sturen. De aankondiging van een ontslag via e-mail wordt vooralsnog als weinig tactvol ervaren, zoals het artikel in de rechterkolom aangeeft.


De verschillende communicatiemedia vereisen een andere structuur. In mondelinge communicatie verdient de directe structuur zo goed als altijd de voorkeur. Na een inleidend zinnetje, zoals 'Ik vrees dat ik iets onprettigs moet vertellen', kun je meteen de negatieve boodschap brengen. De argumenten geef je pas nadien. In schriftelijke communicatie kun je zowel voor de directe als de indirecte structuur kiezen (zie Strategische overwegingen).

Bronvermelding docenten:

  • Timmerman, P.D., & Harrison, W. (2005). The discretionary use of electronic media. Four considerations for bad news bearers. Journal of Business Communication, 42, 379-389.