De aanspreking komt onder het onderwerp en begint met een hoofdletter. Je scheidt de aanspreking van de brieftekst door een witruimte van een regel. In de BIN-norm komt er na de aanspreking ofwel geen leesteken, ofwel een komma.

Toelichting

De norm geeft geen aanwijzingen voor de formulering van de aanspreking. Toch is die van groot belang. Daarom de volgende algemene adviezen:

1. Als je in het adres de naam van de geadresseerde vermeldt, gebruik je de aanspreking 'Geachte heer' + achternaam of 'Geachte mevrouw' + achternaam. Dat is de standaardaanspreking. Let erop dat 'heer' en 'mevrouw' met een kleine letter beginnen.

Merk ook het verschil met de adressering op: daar mag je de vorm 'De heer' + achternaam net niét gebruiken.

2. Als je de naam van de geadresseerde niet vermeldt, kies dan voor:

- 'Geachte mevrouw' en 'Geachte heer' op twee afzonderlijke regels;

- 'Geachte' + de categorie waartoe de ontvanger behoort;

- 'Geachte' + de groep waartoe de ontvanger behoort, eventueel in combinatie met 'leden'.

3. Schrijf in geen geval 'Geachte' of 'Beste' zonder aanvulling, een fout die vaak gemaakt wordt.

4. Haal geen twee aansprekingtypes door elkaar. Dus ofwel het neutrale 'Geachte mevrouw Van Reenen', ofwel het informele, vertrouwelijkere 'Beste Mien'. Maar niét 'Geachte Mien' of 'Beste mevrouw Van Reenen'.

Als je geregeld contacten hebt met de persoon in kwestie, en je elkaar daarbij ook met de voornaam aanspreekt, is het logisch om ook in je correspondentie op een informelere aanspreking over te schakelen. En de standaarduitdrukking is dan 'Beste' + voornaam.