Na de slotformule laat je voldoende regels vrij voor de handtekening. De BIN-norm stelt zes regels voor.
Onder de handtekening typ je nog eens je volledige naam, of de volledige naam van de ondertekenaar. Schrijf de voornaam bij voorkeur voluit, en in elk geval vóór de achternaam.
1. Als de voornaam zowel voor mannen als vrouwen wordt gebruikt, (bijvoorbeeld Chris, Jo, Kim of Dominique), en de geadresseerde zich kan vergissen, voeg je de aanschrijftitel toe om verwarring te vermijden.
Bijvoorbeeld:
Mevrouw Dominique De Clerck
----
2. Als er mogelijk dubbelzinnigheid bestaat over welke naam de voornaam en welke de achternaam is, dan schrijf je de achternaam met een hoofdletter.
Bijvoorbeeld:
Dries FRANK
----
3. Onder de naam komt de functie. Hierbij kun je kiezen om enkel een beginhoofdletter te gebruiken, maar dat is geen absolute regel.
Bijvoorbeeld:
Karin Opdebeeck
Hoofd personeelsdienst
of
Karin Opdebeeck
Hoofd afdeling Personeelszaken
----
4. Is er meer dan één ondertekenaar, dan komt de handtekening van de belangrijkste persoon rechts. (Omdat we van links naar rechts lezen, krijgt de persoon die rechts ondertekent als het ware het laatste woord.)
----
5. De norm geeft geen aanwijzingen voor wanneer je namens een andere persoon of namens een groep ondertekent. Het is gebruikelijk in dat geval de volgende slotformule te vermelden:
'Namens'/'in naam van' + naam van de opdrachtgever
of 'namens' + naam van de groep
of 'i.o.' + naam van de opdrachtgever
Bijvoorbeeld:
Met vriendelijke groet
Namens Kevin De Sloovere
Met vriendelijke groet
Namens het bestuur
Met vriendelijke groet
i.o. Kevin De Sloovere
