Het adres van de geadresseerde is een verplicht onderdeel van een brief. Voor het adres zijn standaard zeven regels beschikbaar. Je begint op 59 mm van de bovenkant en op 33 mm van de linkerkant. Een figuur met de precieze afmetingen van de adresruimte kan je bekijken in de rechterkolom. Tussen de adresregels komt geen witruimte en ze bevatten ook geen komma's of andere leestekens.

Pas verder nog deze richtlijnen toe:

• Respecteer de volgorde:
  Specifieke vermelding (dringend, persoonlijk, aangetekend, luchtpost...)
  Geadresseerde
  Functie en/of afdeling
  Bedrijf of organisatie
  Straat + nummer/postbusnummer
  Postcode en gemeente
• Zet de voornaam vóór de familienaam.
• Voeg in elk geval de voornaam of de initiaal toe. In tegenstelling tot bij de aanspreking wordt een adressering als 'Mevrouw Daeverveldt' als onbeleefd ervaren.
• Schrijf de aanschrijftitels 'De heer' en 'Mevrouw' voluit.
• Schrijf enkel een hoofdletter aan het begin van de aanschrijftitel. De rest van de titel schrijf je met kleine letters. Bijvoorbeeld: 'De heer' of 'Prof. dr.'.
• Maak geen gebruik van de overbodige aanduiding 't.a.v.' (ter attentie van).
• Functies en/of afdelingen beginnen met een hoofdletter en komen op één of twee regels.
• Als het huisnummer ook een letter bevat schrijf je dat met een kleine letter. Tussen het cijfer en de letter laat je een spatie.
• In een adres met een busnummer schrijf je het woord 'bus' voluit.
• Tussen het postnummer en de plaatsnaam zet je één spatie.
• Schrijf de plaatsnaam volledig in hoofdletters.

Voorbeeld

De heer Yu Yang
Langestraat 27 c
1000 BRUSSEL

Mevrouw Carla Dumoulin
Kortestraat 32 bus 14
9220 HAMME

Telefoon- en faxnummers

Telefoon- en faxnummers schrijf je zonder streepjes of puntjes, op deze manier:

053 25 68 92

09 216 61 16

0498 88 98 98

Je kunt ook de internationale code gebruiken, waar de gebruikelijke nummers voorafgegaan worden door:

- een plusteken dat het internationale toegangsnummer voorstelt;

- het landnummer, voor België 32.

Het nulteken van het netnummer vervalt in dat geval. Ook hier plaats je telkens een enkele spatie tussen de getallen of tekens.

Voorbeeld

+ 32 3 224 40 32

Buitenlandse correspondentie

Bij buitenlandse correspondentie schrijf je het adres in de taal van de geadresseerde, met uitzondering van de naam van het land, want die wordt gelezen door de Belgische post.

Volgens de huidige richtlijnen van de Post vermeld je het land van bestemming in hoofdletters op de onderste adresregel (in het Nederlands, Frans, Duits of Engels). De vroegere landencodes (ISO-norm 3166-1) verdwijnen volledig.

Voorbeeld

Frau H. Müller
Internationales Handelszentrum
Ringstrasse 34
1040 WIEN
OOSTENRIJK

Toelichting

Je doet er altijd beter aan om gericht te adresseren. Als je je brief eenvoudigweg aan een bedrijf richt, blijft het onduidelijk voor wie je brief bestemd is. Daarom is het beter om je brief te adresseren aan een individuele persoon of eventueel een afdeling binnen een bedrijf.

Ook op dit vlak wijkt de BIN-norm af van wat gebruikelijk is. In veel handboeken vind je namelijk een andere volgorde: eerst het bedrijf of de afdeling, en daarna pas de persoon, voorafgegaan door 'T.a.v.', wat de BIN-norm afkeurt.

• De norm zegt niet dat de aanspreektitels 'De heer' en 'Mevrouw' verplicht zijn, maar in zakelijke communicatie voeg je ze in de regel toe. Al kan het in bepaalde gevallen gepaster zijn om die toevoeging in je adressering gewoon weg te laten. Soms moet je minder formeel communiceren, bijvoorbeeld als je een jonger publiek aanschrijft.
• Schrijf in geen geval het ouderwetse 'Mijnheer', 'Jongeheer' of 'Mejuffrouw'. Vermijd ook het spreektalige 'Meneer'.
• Als je 'De heer' of 'Mevrouw' toevoegt, zorg dan dat je zeker weet of het om een man of een vrouw gaat. Om evidente redenen is de uniseks noodoplossing 'De heer/mevrouw Dominiek Devos' sterk af te raden.
• Vaak wordt het advies gegeven om de voornaam af te korten tot de initiaal (met een punt) wanneer je de geadresseerde niet kent. Maar onder invloed van de voornamencultuur is er een algemene tendens om de voornaam almaar vaker voluit te schrijven. Dat doet ook minder administratief aan.
• Wat titulatuur betreft (professor, doctor, ingenieur, meester...), is er eveneens een verschuiving merkbaar. Terwijl het vroeger nog een grove fout was om die titulatuur weg te laten, wordt de toevoeging van titulatuur ondertussen vaak als erg formeel en zelfs dikdoenerig aangevoeld. Toch zijn heel wat mensen hier nog erg gevoelig voor. Als je de geadresseerde nog niet goed kent, of bij een eerste contact, kan het daarom nooit kwaad om op veilig te spelen en eventuele titels toe te voegen. Het verdere contact kan dan wel duidelijk maken of je gewoon kan overschakelen op een minder formele vorm zoals 'Beste Jaak'. In verband met titulatuur kun je taaladvies.net raadplegen.
• Voor een speciaal geval van adressering zorgen ten slotte de koppels. Ook daarvoor kun je taaladvies.net raadplegen. Hou er wel rekening mee dat partners tegenwoordig, of ze nu gehuwd zijn of samenwonend, steeds vaker met hun eigen naam aangesproken worden in de adressering. De vrouw, maar ook de man, kan er echter voor opteren om de naam van haar of zijn partner te gebruiken, maar dit is tegenwoordig minder gebruikelijk. Voor de zekerheid kun je dus het beste beide namen noemen. Bijvoorbeeld: De heer Jansen en mevrouw Peeters.
• Het beste is wellicht om gewoon aan de betrokkenen in kwestie te vragen hoe ze aangeschreven willen worden, maar die mogelijkheid heb je natuurlijk niet altijd.