Opening en vaststelling van de agenda
De notulist begint te notuleren als de voorzitter de vergadering opent. De voorzitter verwelkomt iedereen en deelt mee wie niet aanwezig kon zijn. Eventueel kan vooraf een namenlijst worden opgesteld, die rondgegeven wordt aan het begin van de vergadering en waarop alle aanwezigen hun naam aanvinken.
Vervolgens wordt de agenda officieel vastgesteld. De meeste agendapunten liggen vast, maar soms vraagt iemand om de volgorde van de agendapunten te veranderen, bijvoorbeeld omdat hij of zij niet tot het einde van de vergadering kan blijven. Ook kan iemand nog een agendapunt toevoegen. Dit onderwerp kan behandeld worden bij het punt "varia" of op de volgende vergadering besproken worden.
Goedkeuring en bespreking notulen van vorige vergadering
Het vergaderverslag moet door de leden van de vergadering al dan niet gewijzigd goedgekeurd worden. Alleen dan hebben de notulen bewijskracht.
Verder kunnen er naar aanleiding van de notulen op- en aanmerkingen worden gemaakt: zijn de afspraken nagekomen, hebben er zich nieuwe ontwikkelingen voorgedaan, enzovoort.
Mededelingen en ingekomen stukken
Hier brengt de voorzitter de deelnemers op de hoogte van actuele zaken. Hij deelt mee wat er tussen nu en de vorige vergadering aan stukken, brieven en rapporten is binnengekomen. Ook kan er verslag gedaan worden van tussentijds overleg, werkbezoek, recente ontwikkelingen enzovoort.
Opsomming van de inhoudelijke agendapunten
De agendapunten zijn de eigenlijke onderwerpen van de vergadering. Een goed agendapunt bevat de volgende elementen:
- het thema (de titel) van het agendapunt
- de reden van de bespreking
- de achtergrondinformatie (meestal in bijgevoegde agendastukken)
- het gewenste einddoel van de bespreking (eventueel met voorstellen)
- een tijdsplanning
Varia
Hier kunnen kwesties aan bod komen die niet op de agenda stonden, maar die de vergadering toch wil bespreken. Een andere term voor varia is w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt).
Rondvraag
Bij de rondvraag krijgt elke deelnemer op het einde van de vergadering de gelegenheid vragen te stellen, bijvoorbeeld over gemaakte afspraken of verzoeken om bepaalde punten op een volgende agenda te zetten. Op sommige vergaderingen kunnen de aanwezigen niet alleen hun vragen, maar ook hun mededelingen kwijt.
Datum volgende vergadering
De vergadering wordt meestal afgesloten nadat er een nieuwe vergaderdatum is afgesproken.
