Onderwerp

Zorg dat je weet waar de vergadering over gaat. Neem de agenda en ga precies na welke vergaderstukken bij welk agendapunt horen. Lees deze door en vraag de voorzitter om uitleg als bepaalde zaken niet duidelijk zijn. Maak je ook vertrouwd met eventuele specifieke termen en vakjargon. Zo voorkom je dat je tijdens de vergadering de draad kwijt raakt en ben je beter in staat hoofd- en bijzaken te scheiden.

Doel en bereik

Bespreek met de voorzitter het doel van elk agendapunt en het bereik van de conclusie. Als je het doel en het bereik kent, kun je gerichter luisteren en beter bepalen wat je wel en niet moet noteren. Mogelijke doelen zijn:

• Beeldvorming
• Meningsvorming
• Probleemoplossing

Het bereik van de conclusie kan adviserend of besluitvormend zijn. Een advies kan gebruikt worden in een andere vergadering, terwijl een besluit vaak omgezet wordt in actie.

Deelnemers

Zorg dat je vooraf weet wie er aan de vergadering deelneemt. Zo voorkom je onduidelijkheid over taken en besluiten.

Lezers

Zorg dat je weet wie het vergaderverslag zal lezen. Wat verwachten de lezers van het vergaderverslag? Hoe vertrouwd zijn ze met de onderwerpen? Wordt het verslag alleen door de deelnemers aan de vergadering gelezen, of ook door derden? De antwoorden op zulke vragen bepalen onder andere hoe uitgebreid het verslag moet zijn.