Bewijsfunctie
Notulen kunnen gelden als bewijsstuk. Een ondernemingsraad, bijvoorbeeld, is verplicht om een aantal keer per jaar samen te komen. De notulen kunnen hiervan een bewijs zijn. Ook in een juridisch geschil kunnen notulen worden gebruikt, bijvoorbeeld als een partij de gemaakte afspraken niet nakomt.
Voortgangsfunctie
Vergaderingen bouwen vaak verder op de vorige vergadering. Notulen kunnen dan zorgen dat besprekingen niet telkens moeten worden overgedaan. Een voorbeeld van de voortgangsfunctie is het doorlopen van de actielijst van de vorige notulen om snel de status van de acties na te gaan.
Informatieve functie
Notulen kunnen een informatiebron zijn voor verschillende doelgroepen: leden die niet aanwezig konden zijn, geďnteresseerden en de achterban.
Leden die niet aanwezig konden zijn
Notulen kunnen door niet-aanwezige leden gebruikt worden om de vergaderresultaten, het verloop van de vergadering en het besluitvormingsproces te bestuderen. Afwezigen hebben vaak meer achtergrondinformatie nodig dan deelnemers. Daarom is het noodzakelijk om daarmee rekening te houden en soms wat extra context aan te reiken. Zo kunnen de niet-aanwezigen de volgende keer weer gemakkelijker inhaken.
Geďnteresseerden
Sommige vergaderverslagen worden openbaar gemaakt en intern verspreid (via intranet of ad valvas). In dit geval moet de context van elk agendapunt nog explicieter aangereikt worden, dan wanneer alleen leden de verslagen te zien krijgen.
De achterban
Notulen bevatten belangrijke informatie voor de achterban. Vakbondsleden kunnen bijvoorbeeld uitzoeken of hun standpunten en belangen genoeg verdedigd worden door de vertegenwoordigers.
Strategische functie
De strategische functie is vooral belangrijk in beknopte verslagen, maar het is een van de moeilijkste om te realiseren.
Deze functie hangt nauw samen met het selectieve karakter van de notulen. Als notulist leg je, al dan niet bewust, bepaalde accenten in het verslag. De keuze om bepaalde informatie al dan niet op te nemen, is vaak strategisch van belang. Een interventie van een vakbondsafgevaardigde, die uitdrukkelijk in het verslag vermeld wordt, kan een belangrijk signaal vormen voor de achterban.
Elk accent zorgt ook voor een zekere kleuring. Zo kun je de context van de vergadering en de standpunten van de verschillende deelnemers verduidelijken, om de aanvaarding van beslissingen te bevorderen.
Een ander voorbeeld is verzoenend werken door een uitspraak aanvaardbaarder te maken voor verschillende partijen. Dit kan zelfs door alleen maar de verwoording aan te passen, waardoor de scherpe kantjes bijgevijld worden.
Documentatie en historische functie
Soms worden vergaderverslagen bewaard als een vorm van geschiedschrijving. Ze kunnen dan gebruikt worden als een naslagwerk.
