Toegankelijk

Het is belangrijk dat je lezers je verslag ook begrijpen. Stem daarom je woordkeuze af op de doelgroep.

Volledig

Een verslag moet volledig zijn om te kunnen dienen als een informatiebron of ter bevordering van de interne communicatie. Zodra het verslag vragen oproept die niet worden beantwoord, is het meestal niet volledig of exact.

Een volledig verslag is vaak ook een lang verslag. Dat brengt meer uitwerk- en leestijd met zich mee. Een kort verslag kan ook volledig zijn, maar het is een hele kunst om een lange vergadering kort weer te geven.

Het is belangrijk om een goed evenwicht te zoeken tussen de lengte van een verslag en de volledigheid ervan. Een goede richtlijn: baseer je op de doelgroep. Als je alleen voor deelnemers aan een vergadering schrijft, kun je je immers heel wat kernachtiger uitdrukken dan wanneer het verslag ook voor buitenstaanders bedoeld is.

Beknopt

Er bestaat een schijntegenstelling tussen een beknopt verslag en een volledig verslag. Het is niet omdat je verslag beknopt is, dat het ook onvolledig is.

Mensen vallen tijdens een vergadering vaak in herhaling. Het is niet nodig om alle versies van een zelfde verhaal op te nemen in het vergaderverslag. Ook mag je bepaalde uitspraken, die achteraf bijvoorbeeld niet bepalend bleken voor het besluit, schrappen. Hierbij moet je uiteraard objectief blijven.

Objectief

Een notulist heeft per definitie een subjectieve kijk op een vergadering. Hij luistert, interpreteert, registreert en verwerkt subjectief. Bovendien kunnen ook deelnemers een gekleurde kijk hebben op een onderwerp.

Het is fout om te denken dat je objectief bent als je letterlijk weergeeft wat deelnemers zeggen. Je moet de uitspraken van de deelnemers objectiveren door ze in een doelgerichte context te plaatsen. Al te letterlijke weergave van uitspraken uit een verhitte discussie zullen alleen olie op het vuur werpen of mensen in hun hemd zetten.