Notuleren

Een beknopt verslag beschrijft de essentie van een vergadering per agendapunt. Dit kan in zinnen, dan spreken we van een kernverslag, of in telegramstijl, dan spreken we van minitulen.

Kenmerken

• Het verslag is beknopt en geeft per agendapunt enkel de essentie.
• Er ligt meer nadruk op het vergaderresultaat dan op de besluit- en meningsvorming.
• Het verslag is niet chronologisch opgebouwd, maar logisch.
• Er worden in principe geen namen genoemd, alleen bij de actiepunten staat de uitvoerder.
• De notulist selecteert per agendapunt de essentie. Een goede kennis van het vergaderonderwerp vergemakkelijkt dit.

Gebruik

Kernverslagen en minitulen worden vaker gebruikt dan een uitgebreid verslag, al dan niet in combinatie met een actie- en besluitenlijst. Omdat er geen namen worden genoemd, is het niet belangrijk wie wat zegt, alleen wat er gezegd wordt. Het vergaderresultaat primeert.

Minitulen zijn meestal niet geschikt voor buitenstaanders. Daarvoor is de informatie te beknopt.

Voordelen

• Het verslag is overzichtelijk.
• De leestijd is kort.
• De notulist kan eventueel actief deelnemen aan de vergadering.

Nadelen

• Het menings- en besluitvormingsproces is niet volledig zichtbaar.
• De notulist moet het vergaderonderwerp beheersen om een onderscheid te kunnen maken tussen hoofd- en bijzaken.