Werk de verschillende onderdelen van je brief of e-mail uit:
Betreft en inleiding
Schrijf een neutrale betreft-regel en inleiding. In de inleiding kun je bijvoorbeeld ingaan op het formulier dat je ontvangen hebt.
Argumentatie
Maak een lijstje met argumenten. Welke argumenten zijn lezersgericht? En welke argumenten zijn sterk? Welke zijn zwak?
Kies ook de geschikte zakelijke toon om je argumenten te verwoorden.
Slecht nieuws
Hoeveel nadruk je het slechte nieuws gaat geven, hangt af van de context en je relatie met mevrouw De Smedt.
Je geeft het nieuws meer nadruk door het op een prominente plaats te zetten. Wil je het slechte nieuws echter niet al te veel nadruk geven, pas dan een stilistisch trucje toe waardoor het slechte nieuws minder prominent wordt. Plaats het in dezelfde alinea of zin als de argumentatie en besteed er zo weinig mogelijk tijd en ruimte aan. De boodschap zelf moet natuurlijk wel duidelijk zijn.
Alternatief
Kun je mevrouw De Smedt een goed alternatief bieden? Of kan je haar advies geven naar de toekomst toe, om dergelijke situaties te vermijden?
Slot
Schrijf een toekomstgericht slot. Maak echter geen beloftes waar je je niet zeker aan kunt houden.
