Praktische voorbereiding

Zorg dat relevante informatie bij jou terechtkomt

Niet alleen met de pers, ook intern moet je een netwerk uitbouwen en duidelijk maken van welke informatie je op de hoogte wil blijven. Zeker als je nieuw bent. Hoe beter je geďnformeerd bent, hoe beter je kunt anticiperen op tijdsdruk. Veel belangrijke communicatiemomenten kan je zien aankomen: jaarverslagen, de lancering van een jaarlijkse campagne, enzovoort.

Maak 'factsheets' en verzamel statements

Verzamel belangrijke gegevens en feiten en maak er 'hapklare brokken' van: hoeveel mensen werken in je bedrijf, wat is jullie specialisatie, het 'unique selling point', de politiek van de laatste jaren, enzovoort. Net zoals in een boilerplate, maar dan veel uitgebreider. Leg een lijst aan met alle mogelijke correcte afkortingen, schrijfwijzen, namen... Hou ook interessante en bruikbare 'quotes' bij van belangrijke mensen in je organisatie.

Bereid vragen en antwoorden voor

Zorg dat de pers je niet met vragen kan overvallen, of erger nog, je in een hoek drijven. Anticipeer op kritiek.

Afspraken en organisatie

Maak duidelijke afspraken over ieders bevoegdheden

Wie is de eindverantwoordelijke die zijn akkoord moet geven? Wat zijn de procedures die gevolgd moeten worden? Zorg ervoor dat je altijd een duidelijke briefing krijgt met alle inhoudelijke elementen. Zeker als je snel moet zijn, is het van groot belang dat het af te leggen traject vlot verloopt, en een tekst niet eindeloos van de ene betrokkene naar de andere gaat.

Zorg verder dat iedereen weet wie je bent, welke berichten er verstuurd zijn, en wie de pers te woord staat (dat ben je niet altijd zelf). Zeker onthaalmedewerkers en telefonisten moeten goed op de hoogte zijn. Wanneer verschillende personen over verschillende aspecten communiceren, zorg dan dat ze elkaar niet tegenspreken.

Geef deskundigen enkel inspraak over de inhoud

Deskundigen leveren inhoudelijke informatie aan, en kunnen ook inhoudelijke correcties aanbrengen. De vorm en de verwoording blijven echter het domein van de woordvoerder. Geef dat ook aan als je een tekst laat nalezen. Anders is de kans groot dat je commentaar krijgt over punten en komma's. Dat neemt niet weg dat het heel nuttig is je tekst te laten nalezen door een collega die ook verstand heeft van communicatie en die je bericht vanop een afstand bekijkt.

Blijf ten slotte altijd kritisch over ideeën die anderen aandragen. Past het in het communicatiebeleid van de organisatie? Wat is de informatieve waarde, is er een duidelijk doel, en een duidelijke briefing? Soms zal je een moeilijk evenwicht moeten zoeken tussen de belangen en wensen van je werkgever enerzijds, en de wensen van de journalisten en de vereisten van goede communicatie anderzijds.